Vendor quality ratings in contract awards

Abstract

ABSTRACT

The Pharmacy Advisory Committee of B.C. Health Services has developed a Pharmacy Vendor Quality Management Program. This program employs a rating scale to measure quality of delivery service, quality of invoicing service and quality of customer service. Ten elements, each rated on a four-point scale, are included in the rating system. Hospitals in each of six regions of B.C. collect data using the system. The ratings are averaged, weighted and used to make decisions regarding vendor contracts, if all other factors are equal. Vendor bids are increased by up to 10%, inversely reflecting their vendor quality rating. We have found this system to be an unbiased objective means to quantify the performance of vendors and integrate service quality into the contracting process.

RÉSUMÉ

Le Conseil consultatif de pharmacie des Services de santé de la Colombie-Britannique a élaboré un programme de gestion de la qualité des fournisseurs pharmaceutiques. Ce programme utilise une échelle de notation pour mesurer la qualité des services de livraison, de facturation et auprès de la clientèle, de ces fournisseurs. Le programme permet d'évaluer dix éléments sur une échelle de quatre. Les hôpitaux de chacune des six régions brianno-colombiennes recueillent les données issues du programme. On calcule ensuite une moyenne des cotes obtenues et on les pondère. Les cotes résultantes servent à choisir un fournisseur parmi plusieurs, lorsque les autres facteurs de sélection son égaux. Les soumissions des fournisseurs ont augmenté jusqu'à 10 %, reflétant de façon inversement proportionnelle la cote qualitative de ces fournisseurs. Ce système s'est avéré un moyen objectif de quantifier le rendement des fournisseurs et d'intégrer la qualité du service dans l'attribution des contrats.