Changes in Medication Errors after Implementation of an Electronic Health Record System in a Canadian Community Hospital

Abstract

Background: The introduction of electronic health records (EHRs) and computerized physician order entry has been associated with a reduction in medication errors due to the safety features of these systems.

Objectives: To identify changes in medication errors—specifically related to the types and severity of errors documented and the numbers and types of errors by clinical program—before and after implementation of an EHR system and to identify medication safety initiatives.

Methods: This retrospective observational study was conducted at a 2-campus, 500-bed Canadian community hospital before (April 10, 2019, to April 10, 2021) and after (April 11, 2021, to April 11, 2023) implementation of an EHR system. Data were categorized according to event type to ascertain changes in types of errors before and after EHR implementation by clinical program. Data were also collected to determine changes in the severity of errors, as well as changes in categories and changes in frequency of event types (e.g., barcode scanning, medications not ordered, incorrect orders).

Results: Totals of 1379 and 1269 medication errors were reported before and after EHR implementation, respectively. The reduction in frequency of errors was statistically significant (z score = 2.14). Overall, statistically significant reductions were observed for errors that did not reach the patient and for errors that reached the patient and necessitated increased monitoring. There were statistically significant decreases in errors secondary to medication(s) not being ordered (197 before vs 121 after EHR implementation) and medications being administered to the incorrect patient (58 vs 20, respectively).

Conclusion: Implementation of the EHR system was associated with a reduction in overall medication incidents at the study institution. Findings from this study allowed the medication safety committee to identify targeted medication safety initiatives focused on barcode scanning (of both medications and patient identification) to reduce the frequency of patients receiving incorrect medications.

Keywords: electronic health record, electronic medication systems, medication administration errors, medication administration record

RÉSUMÉ

Contexte : L’introduction des dossiers de santé électroniques (DSE) et de la saisie électronique des ordonnances par les médecins a été associée à une réduction des erreurs médicamenteuses en raison des fonctionnalités de sécurité de ces systèmes.

Objectifs : Repérer les changements d’erreurs liées aux médicaments – notamment celles concernant les types et la sévérité des erreurs consignées ainsi que le nombre et les types d’erreurs par programme clinique – avant et après la mise en œuvre des DSE. Enfin, recenser les initiatives en matière d’innocuité des médicaments.

Méthodologie : Cette étude observationnelle rétrospective a été menée dans un hôpital communautaire canadien de 500 lits répartis sur deux campus, avant (du 10 avril 2019 au 10 avril 2021) et après (du 11 avril 2021 au 11 avril 2023) l’instauration des DSE. Les données ont été classées par programme clinique selon le type d’événement afin d’identifier les changements dans les types d’erreurs avant et après la mise en œuvre. Des données ont également été recueillies pour déterminer les changements quant à la sévérité des erreurs, ainsi que ceux dans les catégories et la fréquence des événements (p. ex., balayage du code à barres, médicaments non commandés, commandes inexactes).

Résultats : Un total de 1379 et de 1269 erreurs liées aux médicaments a été signalé avant et après l’instauration des DSE, respectivement. La diminution de la fréquence des erreurs était statistiquement significative (score z = 2,14). Dans l’ensemble, des réductions statistiquement significatives ont été observées dans les erreurs qui n’ont pas atteint le patient et dans celles qui ont atteint le patient, nécessitant une surveillance accrue. Les auteurs ont noté une réduction statistiquement significative d’erreurs résultant de médicaments non commandés (197 avant contre 121 après la mise en place des DSE) et de médicaments administrés au mauvais patient (58 contre 20, respectivement).

Conclusion : L’instauration des DSE a été associée à une réduction globale des incidents liés aux médicaments dans l’établissement étudié. Les résultats de cette étude ont permis au comité d’innocuité des médicaments de recenser des initiatives ciblées en matière d’innocuité des médicaments, notamment axées sur la lecture de codes à barres (à la fois pour les médicaments et pour l’identification des patients) pour réduire la fréquence des patients recevant des médicaments inappropriés.

Mots-clés : dossier de santé électronique, systèmes électroniques de gestion des médicaments, erreurs d’administration des médicaments, dossier d’administration des médicaments